Office Manager (36 uur per week)

Ben jij een organisatietalent dat structuur brengt in een dynamische omgeving? Krijg jij energie van het ondersteunen van de directie en het soepel laten verlopen van kantoorprocessen? En werk je graag in een inspirerende culturele omgeving waar muziek, dans en theater samenkomen? Dan maken we graag kennis met jou.

Over de functie

Als Office Manager ondersteun je de Algemeen Directeur bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je werkt gestructureerd, servicegericht en hebt oog voor detail. Jij bent de verbindende factor tussen de directie en de organisatie: je bewaakt de voortgang van processen, zorgt dat afspraken worden nagekomen en bent aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Jouw werkzaamheden.

Directieondersteuning

·       Je beheert de agenda van de directie en ondersteunt bij het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen.

·       Bereidt vergaderingen voor van het MT, de RvT en diverse andere overleggen, verzendt uitnodigingen en vergaderstukken en verzorgt de notulen.

·       Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers.

·       Verzorgt correspondentie (telefoon, e-mail, post).

Office & Kantoororganisatie

·       Je zorgt voor een goed georganiseerde en prettige werkomgeving.

·       Je coördineert kantoorprocessen zoals documentbeheer, contractbeheer en facilitaire zaken.

·       Je plant BHV cursussen in en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers.

Interne Communicatie & Relatiebeheer

·       Je ondersteunt bij interne evenementen, jubilea en bijeenkomsten.

·       Je houdt personeels- en relatiegegevens actueel in de systemen.

·       Je coördineert aanvragen van vergunningen en onderhoudt contacten met externe instanties zoals de Kamer van Koophandel.

Administratieve en coördinerende processen

·       Je bewaakt de administratieve structuur en archivering van documenten.

·       Je verzorgt correspondentie en ondersteunt bij aanvragen en interne projecten.

·       Je houdt overzicht over contracten, afspraken en bedrijfsvoorzieningen.

Over jou
Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie. Je bent vaardig in agendabeheer, notuleren, documentbeheer en procescoördinatie en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, met een goede beheersing van het Engels. Je werkt accuraat, zelfstandig en behoudt het overzicht, ook onder druk. Daarnaast ben je servicegericht, communicatief sterk en beschik je over een positieve, verbindende instelling. Je beschikt over sterke competenties op het gebied van samenwerken, betrokkenheid, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, initiatief, plannen & organiseren en schriftelijke communicatie.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden een afwisselende en betekenisvolle functie, waarin je bijdraagt aan een inclusieve en toegankelijke culturele plek in het hart van Den Haag. Er is veel ruimte voor eigen initiatief, creativiteit en professionele groei. Je werkt in een ambitieus, multidisciplinair team waarin samenwerking centraal staat. Je krijgt een jaarcontract voor 36 uur per week. Het salaris is marktconform volgens de CAO Nederlandse Podia (schaal 6: € 2.844,10 tot € 3.950,74 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, per 1 januari 2026). Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 1,65%.

 
Wat nog meer?

-      Reiskostenregeling en fietsleaseplan

-      Gratis toegang tot voorstellingen en concerten, en de mogelijkheid om iemand mee te nemen

-      Een goede pensioenregeling bij PFZW

-      Een werkplek in een dynamische, culturele omgeving met een diverse groep collega's en een gevarieerd aanbod van activiteiten

Wij maken graag kennis met jou

We vragen je om jouw CV te sturen en een aantal vragen te beantwoorden, waardoor we een beeld krijgen van jouw ervaring, visie en vaardigheden. Je reactie ontvangen we graag uiterlijk vrijdag 7 november 2025. Je kunt solliciteren via de knop "solliciteer nu".  Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Angela Plijter, HR adviseur via angela.plijter@amare.nl.

Amare inspireert en verbindt met muziek en dans

Amare is het internationale podium voor muziek en dans, midden in het culturele hart van Den Haag. Stichting Amare is verantwoordelijk voor het beheer en de programmering van dit grootste cultuurgebouw van Nederland, dat ook het huis is van het Residentie Orkest, Nederlands Dans Theater en het Koninklijk Conservatorium. Samen worden de krachten gebundeld.

Het gebouw is dagelijks geopend. Met concertzalen, een theaterzaal, studio’s, les- en repetitieruimtes, horeca en meer biedt Amare ruimte aan een veelheid aan ervaringen en ontmoetingen en een levendige interactie met de stad. Jaarlijks trekt Amare meer dan 300.000 bezoekers bij meer dan duizend voorstellingen en activiteiten.

Amare brengt een veelkleurig muziek- en dansprogramma met een diversiteit aan stijlen uit heel de wereld. Daarnaast is er ruim baan voor opera, muziektheater en andere podiumkunsten, van de internationale top tot amateuroptredens. Het programma staat voor artistieke vernieuwing, vakmanschap en kwaliteit voor een groot publiek.

Amare is ook een third place: een sociale omgeving naast thuis en werk. Een levendige publieke ruimte en ontmoetingsplaats voor artiesten, bezoekers, studenten en passanten met een doorlopend aanbod van gratis activiteiten. Daarbij staat de impact van Amare op de gemeenschap voorop en dat kan steeds weer anders zijn.

Welkom bij divers Amare

Amare is hét cultuurgebouw van Den Haag. We zitten midden in de stad. Den Haag is een stad vol culturen en daarom betrekken we die graag bij Amare. Je bent altijd welkom om te solliciteren bij Amare: wie je ook bent, welke leeftijd je ook hebt en welke achtergrond je ook hebt.